همه چیز از همه جا

شفافیت یعنی چه و چرا شفافیت در سازمان منجر به بهترین نتایج می‌شود؟

آیا دسترسی آزاد به اطلاعات سازمانی برای تمامی کارکنان امر درستی به حساب می‌آید؟

این روزها همه جا در مورد شفافیت و شفاف‌سازی صحبت می‌شود ولی اینجا منظور ما شفافیت سازمانی است، موضوعی که مدیران باید به سمت آن حرکت کنند. اما شاید برای خیلی‌ها این سوال پیش بیاید که اصلا شفافیت چیست و شفاف‌سازی سازمانی یعنی چه؟

شفافیت یعنی این که تمامی اطلاعات سازمان، مثل آمار و ارقام، نقشه‌های راه، برنامه‌ها، چالش‌ها و نگرانی‌های پیش روی سازمان، به صورت واضح برای تمامی کارکنان یک سازمان قابل دسترس باشند.

این رویه بخشی از فرهنگ سازمانی است که در آن همه جزییات حساب‌های بانکی، معیارهای عملکرد سازمان و هدفی که هر کدام از کارکنان بر روی آن مشغول به کار است، برای همگان واضح و مشخص است. دلیل این کار هم بسیار مهم است و می‌توان آن را در صحبت Avishai Abrahami مدیر عامل وبسایت طراحی سایت Wix اینطور پیدا کرد: «وقتی شما اطلاعات را از تیم اجرایی خود مخفی کنید، انگار ذهنیت و هوش ‌تمامی آن‌ها را محدود کرده‌اید. در واقع افراد باهوشی که گزینش کرده‌اید را فلج می‌گذارید.» وقتی شما شفافیت را در دستور کار خود قرار می‌دهید، کارایی ذهنی تمامی اعضای تیم خود را در اختیار گرفته‌اید و با سرعت و دقت بیشتری به سمت هدف حرکت می‌کنید و بیش از آن چیزی که انتظارش را داشتید بدست خواهید آورد. برخی ممکن است در مورد شفافیت فکر کنند که از این دست مفاهیم مدرن و ایده‌‌آل‌گرایانه است که برای مدیریت‌شان دست و پا گیر و مشکل ساز است ولی دلیل ما برای دفاع از این رویکرد این است که استفاده از آن منجر به بهترین نتایج می‌شود.

شما برای پیاده‌سازی شفافیت در تیم سازمانی خود چه کاری می‌کنید؟ در ادامه تجربه‌هایی که تحلیل‌گران سایت Monday.com از آنالیز هزاران مشتری خود بدست آورده‌اند را برای شما مرور می‌کنیم.

شفافیت شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIها)

امروزه همه چیز با داده شروع می‌شود و با داده‌ها به پایان می‌رسند. این روزها سازمان‌ها با حساسیت بالایی هر آن چه که انجام می‌دهند را پی‌گیری و اندازه‌گیری می‌کنند. KPIها را می‌توانیم بسنجیم و به همین دلیل می‌توانیم وضعیت‌مان را به وسیله اعدادی که از این معیارها بدست می‌آوریم با ماه‌های قبلمان مقایسه کنیم و بفهمیم که کجا قرار داریم. مقایسه KPIها یکی از اصلی‌ترین راه‌های سنجش میزان رشد و بررسی درستی مسیر حرکت یک شرکت است.

روی مان از Monday.com می‌گوید: «ما به دنبال یک ابزار هوش سازمانی در رابطه با بازاری مورد نظرمان می‌گشتیم ولی چیز به درد بخوری پیدا نمی‌کردیم، پس تصمیم گرفتیم که خودمان چیزی که لازم داریم را بسازیم و اسمش را هم گذاشتیم BigBrain. در BigBrain شما به همه چیز دسترسی دارید. هر دلاری که ما خرج می‌کنیم، هر دلاری که دریافت می‌کنیم، این که مشتری‌ها چه طور با محصولات ما وارد تعامل می‌شوند و چه قدر طول می‌کشد که پشتیبانی به سوالات مشتریان پاسخ دهد و کلی چیز دیگر.»

شفافیت سازمانی - BigBrain - استفاده از ابزارهای دیجیتال می‌تواند کمک قابل توجهی به روند شفاف سازی در سازمان داشته باشد.

همه کارکنان Monday.com به سرویس BigBrain دسترسی دارند و از آن‌ها خواسته می‌شود تا این اطلاعات را مطالعه کنند و بر آن نظارت داشته باشند. روی مان: «ما چیزی را مخفی نمی‌کنیم، در حقیقت کاری کرده‌ایم که گم شدن چیزی غیر ممکن شود. در سرتاسر دفتر Monday.com نشانگرهایی وجود دارند که توسط BigBrain هدایت می‌شوند و نشان می‌دهند که در آن لحظه شرکت ما در چه وضعیتی قرار دارد.» ساخت این سرویس داخلی نوعی سرمایه‌گذاری نیز به حساب می‌آمده است چرا که با گذشت زمان تبدیل به یکی از ابزارهای روزمره تمامی کارکنان مجموعه نیز شده است.

شفافیت نقشه راه و حجم کاری

این که در مورد کارهای روزمره نیز شفافیت داشته باشیم نیز مورد مهمی به شمار می‌رود. این که برای همه مشخص باشد که چه کسی دارد بر روی چه چیزی کار می‌کند؟ کارها در چه وضعیتی هستند؟ امروز باید چه کارهایی را انجام بدهید و اولویت با کدام کارهاست؟ این روزها برای به اشتراک گذاشتن کارهای در دست انجام و متمرکز کردن تمامی ارتباطات کاری ابزارهای دیجیتال متفاوتی ساخته شده است که استفاده از آن‌ها را اکیدا توصیه می‌کینم.

نتیجه استفاده از این ابزارهای نوین این است که همه اعضای تیم خواهند فهمید که کارهای کوچک و بزرگی که در طی یک روز قرار است انجام دهند، در آینده منتج به چه نتیجه‌ای می‌شود و همه اعضای شرکت به عنوان یک تیم به دنبال دست یافتن به چه هدف مشترکی هستند؟ برقراری ارتباط به صورت واضح و همیشگی موجب کاهش تعداد جلسات و ایمیل‌های کاری شده و کارمندان را در جریان کامل وضعیت تمامی پروژه‌ها قرار می‌دهد. دیگر برای کسی سوال پیش نمی‌آید که فلان چیز به عهده چه کسی است؟ جواب همه سوالات این چنینی به ابزار دیجیتال ختم می‌شوند.

شفافیت سازمانی - monday.com

در مقابل این وضعیت، ایمیل قرار دارد که استفاده از برای امور کاری چندان در جهت شفافیت و افشای اطلاعات برای همگان نیست. جمله‌هایی مثل «بعدا برایت ایمیل می‌کنم» نه تنها باعث می‌شود دیگر اعضای تیم از آن مورد مستثنی شوند، بلکه  ممکن است از این طریق بعضی از اعضای تیم شما به تمامی اطلاعات دسترسی پیدا نکنند.

شفافیت در واحدهای عملیات و منابع انسانی

روی مان: «در جلسات هفتگی خود در Monday.com همه اعضای تیم حضور دارند و ما همه چیز را با تمامی اعضا، بهتر بگویم هر کسی که کوچکترین مسئولیتی در این مجموعه دارد در میان می‌گذاریم. تمامی اطلاعات مربوط به جذب سرمایه، استخدام و برنامه‌هایی که در رابطه با آینده داریم را با همه به اشتراک می‌گذاریم. این جلسات حالتی شبیه به انجمن‌های هفتگی دارند و ما استقبال می‌کنیم تا همه در آن حضوری فعال داشته باشند و سوال بپرسند. چیزی به اسم محدودیت در این جلسات نداریم.» چنین برخوردی با نیروی انسانی موجب می‌شود تا افراد احساس ارزش و مشارکت بیشتری برای محلی که در آن کار می‌کنند داشته باشند و به کارکنان کمک می‌کند تا به این باور برسند که تمامی آن‌ها در مسیر حرکت مجموعه موثر هستند.

مزایای شفافیت: چرا باید شفاف باشید؟

آزادی کامل: وقتی شما همه چیز را به اشتراک می‌گذارید یعنی لازم نیست که نگران باشید چه کسی چه چیزی را می‌داند و چه چیزی را باید از چه کسی پنهان کنید. بدین ترتیب ترس از این که یک وقت چیزی را که نباید کسی متوجه بشود لو بدهید هیچ وقت سراغ شما نمی‌آید. کاملا آزادید.

سیاسی‌کاری را از محیط کار خود حذف کرده‌اید: در محیط‌های کار سنتی اطلاعات بیشتر به منزله قدرت بیشتر بود. وقتی یک نفر چیزی می‌دانست که دیگران نمی‌دانستند، زمینه برای شکل‌گیری و رشد سیاسی‌کاری در محیط کار ایجاد می‌شد. افراد در چنین شرایطی به دو دسته «کسانی که می‌دانند» و «جمع کسانی که نمی‌دانند ولی به دنبال پیدا کردن راهی به جمع دسته اول می‌گردند» تقسیم بندی می‌شدند. کارکنان انرژی زیادی را صرف سیاسی‌کاری‌های محیط کار می‌کردند و زمان و سرمایه زیادی در این زمینه هدر می‌شد. به علاوه این که مجموع این پیامدها در نهایت منجر به جلوگیری از رشد سازمان نیز می‌شد. وقتی که چیزی پشت پرده نباشد و همه چیز شفاف و در دسترس همه باشد دیگر سلسله مراتب دومی بر اساس کسانی که چیزی را می‌دانند و کسانی که نمی‌دانند در محیط کار شکل نمی‌گیرد.

انگیزه به شدت افزایش پیدا می‌کند: وقتی که اطلاعات در دسترس همگان قرار گیرد، کارکنان به تصویر بزرگتری از وضعیت کارها دست پیدا می‌کنند و تاثیر فعالیت‌هایشان در شرکت را بهتر می‌بینند و به طور ملموس متوجه می‌شوند که کارشان اهمیت دارد. در پایان روز تنها چیزی که کارکنان را از روز کاریشان راضی نگه می‌دارد این است که احساس کنند تفاوتی ایجاد کرده‌اند و قدم مثبتی برداشته‌اند. روی مان در رابطه با تاثیر شفاف‌سازی سازمانی بر انگیزه کارکنان می‌گوید: «ما در تیم Monday.com همه اطلاعات را در دسترس همگان قرار داده‌ایم و کارکنان را تشویق می‌کنیم تا ایده‌ها، ابتکارها و افکار خود را بیان کنند. این موضوع به نوعی یک بازی برد برد به حساب می‌آید چرا که موجب می‌شود کارکنان بر روی چیزی که دوست دارند کار می‌کنند؛ در مقابل شرکت نیز از ایده‌ها و طرز تفکرهای جدیدی که تا پیش از این مطرح نشده بوده‌اند بهره می‌برد.»

شفافیت سازمانی موجب تقسیم وظایف و مسئولیت ها می‌شود.

انرژی کمتری بابت مدیریت مصرف می‌شود: وقتی که دسترسی به اطلاعات برای همه کارکنان آزاد نباشد، مدیران وظیفه دارند تا اطلاعات را به درستی و با توجه به وظیفه هر کدام از کارکنان، میان آن‌ها تقسیم کنند تا بتوانند کارهایشان را انجام دهند. در این صورت مدیران عالی و کسانی که از همه چیز مطلع‌اند تنها کسانی می‌شوند در کل مجموعه که می‌توانند تشخیص دهند یک کار به درستی انجام شده است یا خیر. در عوض وقتی تمامی اطلاعات به صورت شفاف در دسترس همگان باشد، هر کسی از وظایف خود با خبر است و می‌داند که در چه مرحله‌ای کارش به سرانجام می‌رسد. همه کارکنان این قدرت را دارند تا بدون نیاز به مدیر بالا دستی بهبود مد نظر را ایجاد کنند. در این اوضاع وظیفه مدیران این می‌شود که مطمئن شوند همه کارکنان به اطلاعات دسترسی دارند و به درستی می‌توانند از این اطلاعات استفاده کنند. این موضوع خیلی ساده‌تر از باز پخش اطلاعات و تنظیم وظایف توسط مدیران است، کاری که بسیار خسته کننده بنظر می‌رسد.

مسئولیت بین تقسیم می‌شود: درست مثل مثال قبلی، وقتی دسترسی به اطلاعات محدود باشد، بار مسئولیت تنها بر دوش یک نفر قرار می‌گیرد. مدیران نمی‌توانند بر دانش تیم خود تکیه کنند و همه کارها را نهایتا باید به تنهایی تمام کنند. در عوض در شرایطی که اطلاعات در دسترس همه قرار داشته باشد، مسئولیت میان تمامی اعضای تیم تقسیم می‌شود. این موضوع علاوه بر این که موجب می‌شود تا مدیران کمتر احساس تنهایی کنند و خودشان را کنار تیم‌شان ببینند، باعث می‌شود تا روحیه کار تیمی در مجموعه نیز افزایش پیدا کند. شیرینی خوشحالی گروهی برای به ثمر رسیدن یک کار بسیار بیشتر از موفقیت انفرادی است.

نتایج بهتری در انتظارتان است: وقتی همه نقشه دستشان باشد، پیدا کردن نواقص و برطرف کردن مشکلات بسیار سریع‌تر می‌شود. در عوض وقتی نقشه فقط دست یک نفر باشد، تعداد چشم کمتری به دنبال نواقص می‌گردد. مطمئن باشید وقتی در یک صف و در کنار کسانی که با آن‌ها کار می‌کنید قرار بگیرید، نتایج بسیار بهتر از حالتی می‌شود که کار را به تنهایی جلو برده‌اید.

شفافیت سازمانی محاسن و سختی هایی دارد.

مشکلات شفافیت: چرا شفافیت ممکن است سخت باشد؟

باید بر ترس‌تان از شفافیت غلبه کنید و اجازه بدهید کارها جریان پیدا کنند: این که اطلاعات را در اختیار همه قرار ندهیم همیشه تصمیم راحت‌تری است. شروع شفافیت در کارها بسیار سخت به نظر می‌رسد. ممکن است برخی بگویند که به اشتراک گذاشتن اطلاعات موجب می‌شود تا اطلاعات حیاتی سازمان به بیرون درز پیدا کنند، یا که اگر نقشه راه سازمان را با کارمندانت به اشتراک گذاشتی دیگر نمی‌توانی عوضش کنی. تجربه ثابت کرده است که ترسیدن هیچ وقت به افراد کمک نمی‌کند. روی مان: «وقتی ما نشانگرهای وضعیت شرکت را در دفتر کارمان نصب کردیم، همه اطلاعات شرکت را همه کارمندان می‌توانستند مشاهده کنند. عده‌ای پرسیدند که از چنین افشاگری‌هایی نمی‌ترسید؟ وقتی که در مورد BigBrain مقاله‌هایی منتشر کردیم و تصاویر واقعی از آن را در اینترنت به اشتراک گذاشتیم از ما می‌پرسیدند که نمی‌ترسید رقبا از آن سو استفاده کنند؟ اما در واقع به اشتراک گذاشتن این اطلاعات کمک زیادی به ما کرد. تیم ما به BigBrain افتخار می‌کرد و سرمایه‌گذاران و علاقمندان زیادی برای کار به سمت Monday.com آمدند.» به اشتراک گذاشتن اطلاعات نشانه اعتماد به نفس شماست که برای همه جذاب است.

باید به سوالات پاسخ دهید: همانطور که پیش از این نیز به آن اشاره شد، وقتی که همه اطلاعات را با همه کارکنان به اشتراک بگذارید، سوالات زیادی شکل می‌گیرند که باید به همه آن‌ها پاسخ دهید. چرا ما به هدف‌هایمان نرسیدیم؟ چرا در یک سری از KPIها افت کرده‌ایم؟ و بسیاری سوال‌های دیگر. شما باید به همه این‌ها پاسخ بدهید، چیزی که ممکن است برای خیلی‌ها سخت باشد و از آن فرار کنند. فرار کردن از چیزهای دشوار شما را به موفقیت نمی‌رساند. روی مان:«ما عاشق این هستیم که سوالات کارکنانمان را پاسخ دهیم. چون قرار نیست چیزهای بد را مخفی کنیم، مجبوریم که با آن‌ها کنار بیاییم و این موضوع به ما کمک کرده است و باعث موفقیت‌های بیشتری نیز شده است.»

باید برای تصمیماتتان دلیل داشته باشید: دسترسی به اطلاعات یعنی وقتی شما یک اشتباهی می‌کنید، همه متوجه می‌شوند که خود این موضوع هم می‌تواند دلیلی برای راحت نبودن عده‌ای با اشتراک گذاری اطلاعات باشد. نکته این جاست که هیچکسی بدون اشتباه کردن به موفقیت نرسیده است. وقتی که کارکنان شرکت عوامل رسیدن تیم مدیران شرکت به موفقیت هستند پس در نتیجه هیچ منطقی پشت مخفی کردن اطلاعات از کارکنان نمی‌تواند باشد. در محیط‌های کاری که سیستم مجازات و تنبیه وجود دارد، شفافیت یکی از بهترین شیوه‌ها برای جلوگیری از اتلاف حق است. در شرایط شفاف همه به تمامی موضوعات دسترسی دارند و شما می‌توانید از تصمیماتی که گرفته‌اید دفاع کنید در نتیجه انگشت اتهام نمی‌تواند شخصی را بی دلیل نشانه رود.

تمرین شفافیت آسان نیست. می‌بایست در متن برنامه‌ها و سیاست‌های سازمانی قرار گیرد و مدیران با ترس‌های خود مقابله کنند و این جرئت را داشته باشند تا شیوه‌های جدید را تجربه کنند. شفافیت سازمانی و شفاف‌سازی بهایی دارد که شما می‌پردازید و این بها بسیار کمتر از آن چیزی است که شما وقتی که آن را اجرا نمی‌کنید در حال پرداخت آن هستید.

نظر خود را در رابطه با شفافیت سازمانی و اهمیت آن با ما در میان بگذارید و به ما بگویید که آیا با این موضوع موافقید یا خیر؟

درحال ارسال
امتیاز دهی کاربران
0 (0 رای)
برچسب ها

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

همچنین ببینید

بستن
دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن