راه های بقا در بحران سازمانی

بقا در بحران سازمانی
بقا در بحران سازمانی

به جرات می توانیم یکی از عضوهای جدانشدنی از هر سازمانی را بحران بنامیم. به همین دلیل است که امروزه مدیریت بحران به یکی از مهم ترین رشته های تحصیلی تبدیل شده است. ما در این مطلب قصد داریم به بررسی راه های بقا در بحران سازمانی را بپردازیم.

بقا در بحران سازمانی

به سادگی می توان گفت که بحران هر آن چیزیست که می تواند به طور منفی روی شهرت و اعتبار سازمان تاثیر گذارد. هر سازمانی در برخی از مواقع با یک بحران مواجه می شود و این حقیقتی ست که نمی توان آن را نادیده گرفت. اما جالب اینجاست که با اشراف به موقعیت ها می توان سوار بر بحران شد و از آن نجات پیدا کرد. اما راه بقا در بحران سازمانی چیست؟ با ما در ادامه مطلب همراه باشید تا با راهکارهای مناسب بقا در بحران سازمانی آشنا شوید.
بحران نه تنها در سازمان بلکه در جامعه و حتی خانواده رخ دهد. تحت بروز بحران این ” اگر ” نیست که به شما آسیب می رساند، بلکه ” چه بد” واژه ایست که برای سازمان و مواقع بحرانی برای شما مخرب هستند. لازم است بدانید که یک سازمان برای آنکه بحران را تجربه کند، لزوما یک سازمان بزرگ نیست، بلکه این مشکل می تواند هر سازمانی را تحت تاثیر قرار دهد.

مدیریت بحران
مدیریت بحران

مدیریت بحران چیست؟

مدیریت بحران به سادگی یک برنامه می باشد و بر آن است تا آسیب بالقوه یک مشکل به وجود آمده را به حداقل برساند و در برخی موارد می تواند در از بین بردن یک بحران بالقوه به طور کامل موثر باشد.
این یک تمرین دوجانبه است که توسط تیم مدیریت بحران (CMT) ایجاد می شود. در مدیریت بحران، طرح بحران، اولین گام طرح مدیریت بحران است و دومین طرح ارتباطات بحران می باشد. این دو با هم، می توانند قوی ترین نسخه برای حفاظت سازمان در برابر شکست در بحران را تشکیل دهند.
یکی از مهم ترین عوامل بقا در بحران سازمانی این است که قبلا میزان قابل توجهی از حسن نیت خود را به مشتریان، کارمندان، سهامداران و سرمایه گذاران و همچنین سایر رهبران جامعه نشان داده باشید. حتی لازم است بدانید که به همین اندازه اهمیت ایجاد یک “فرهنگ بحران سازمانی” در سازمان شما حیاتیست و با موارد زیر مرتبط است:

برنامه ریزی بحران، آماده سازی بحران، ارتباطات و ارزیابی پس از یک بحران.

قبل از اتفاق افتادن بحران چه کنیم؟

یکی از مهم ترین راه ها برای بقا در بحران سازمانی ، پیشگیری از بحران است. هر سازمانی می بایست ممیزی هایی که می تواند منجر به بحران در سازمان شود، را لیست کند. برای انجام این کار ابتدا باید یک تیم مدیریت بحران (CMT) ایجاد کنید. برای این کار صبر نکنید، بلکه آستین ها را بالا بزنید و سریع تیم را تشکیل دهید. برای تشکیل تیم مدیریت بحران به موارد زیر توجه کنید:

(۱) شناسایی پرسنل مدیریت کلیدی در سازمان شما.

(۲) نگه داشتن CMT به کوچکترین اندازه ممکن. هرچه افراد بیشتری در CMT داشته باشید، در شرایط اضطراری سخت تر می توانید تصمیمات سریع و حیاتی را به تصویب برسانید. تعداد ایده آل برای تیم CMT حدود ۸ است و قطعا نه بیش از نفر۱۰. عامل اصلی در ایجاد این تیم، این سوال است: “آیا من تمام اطلاعاتی را در اختیارم دارم؟”
(۳) هر عضو CMT باید تصمیم گیرنده در حوزه تخصص خود باشد. آنها همچنین باید بتوانند اطلاعات متفاوتی را تهیه کنند و توصیه های معنی دار و دوره های عملی را توسعه دهند.
(۴) هر یک از اعضا باید مسئولیت های خاصی که برای آنان تعیین شده است را به خوبی اجرا کنند. این “نقش ها”ی نوشته شده بسیار مهم است، به طوری که تمام اعضای تیم بدانند چه کسی در جریان بحران چه کاری انجام می دهد.
(۵) هر عضو باید خلاقیت را همراه با توانایی پذیرش مسئولیت داشته باشد و بتوانند مسئولیت های بر عهده گذاشته شده ی آنان را سر وقت به اتمام برساند.
(۶) تیم باید آموزش دیده باشد تا در زمان لازم سریعا بتوانند از پس کارها برآیند. بحران ها “در زمان و برنامه زمانی اتفاق نمی افتد”
(۷) CMT پس از تشکیل شدن باید “آسیب پذیری بحران” را در حوزه مسئولیت خود ارزیابی کنند.

به همین دلیل است که CMT شما باید از مدیران تشکیل شده باشد که عملا هر منطقه را که ممکن است بحرانی رخ دهد، پوشش دهد. همچنین هرکسی باید در این زمینه ها مجوزهای لازم را برای تصمیم گیری داشته باشند.

بقا در بحران سازمانی
بقا در بحران سازمانی

 شناسایی بحران – پیدا کردن فرصت های بحرانی:

بیانیه ماموریت شما؛ آیا سازمان شما یک بیانیه مأموریت دارد؟ برای آنکه بتوانید از بحران سازمانی نجات یابید، از خود بپرسید که آیا تمام کارکنان شما و همچنین کلیه افراد کلیدی، دقیقا آن چه که در بیانیه ماموریت شما وجود دارد را می دانند؟
اگر نه، زمان مناسبیست که یک بیانیه ماموریت ایجاد کنید و یا آن را از قفسه های خاک خورده بیرون آورید و به تمامی کارکنان بگویید که آن چیست! این کار به شما کمک می کند عوامل بحران را شناسایی کنید، چرا که اگر مطابق بیانیه پیش می رفتید، احتمالا دچار بحران نمی شدید.

چالش ها و راه حل ها را شناسایی کنید

برای بقا در بحران سازمانی چالش ها را بررسی کنید. هر برنامه ی مدیریت بحران موثر می بایست در ابتدا موقعیت ها را شناسایی کرده و چالش ها را بشناسد و سپس راه حل های بالقوه را برای آنان فراهم سازد. روی علل بروز بحران تمرکز کنید تا بتوانید مشکلات را به موقع شناسایی نمایید و راه حل های مناسب را پیشنهاد دهید. اگر زمان اجازه می دهد، به دنبال ورودی های مختلف از طیف وسیعی از سهامداران برای ارائه راه حل های بالقوه برای مشکلات شناسایی شده، باشید. هر راه حل بالقوه را از لحاظ هزینه، نیازهای زمان و احتمال موفقیت با هم مقایسه کنید، سپس یک یا چند را انتخاب کنید تا جایگزین شوند.

کارمندان خود را آموزش دهید

این مرحله ضروری است. همانطور که آنها در فعالیت های روزمره خود شرکت می کنند، باید آموزش و پس زمینه لازم را داشته باشند تا نه تنها کار خود را انجام دهند، بلکه باید بتوانند مسائل مختلف را شناسایی کنند. آن ها همچنین باید توانایی ارائه مسائل برای جلب نظر پرسنل ارشد را داشته باشند. تجزیه و تحلیل و یک دوره اقدام اصلاحی در اوایل کار بروز ناآرامی ها، اغلب شرایط بحرانی را از خطرهای بزرگ تر حفظ می کند. علاوه بر این، کارکنان شما باید آموزش ببینند تا آنها درک درستی از نقش خود در مواجهه با یک فاجعه داشته باشند.

طرح مدیریت بحران را توسعه دهید

همانطور که قبلا اشاره کردیم، برنامه مدیریت بحران شما باید در فلسفه و ارزش سازمان شما ریشه داشته باشد.
کلیدی برای فرآیند توسعه این طرح، ایجاد فهرستی از تمام بحران های بالقوه ای است که شرکت شما می تواند با آن روبرو شود. پس از آن، برنامه های بحران باید دقیقا مشخص شده و واکنش های دقیق و مورد نیاز برای هر وضعیت ممکن شرح داده شود. در حقیقت، هر چه جزئیات بیشتری را مطرح نمایید، با هرج و مرج کمتری در زمان بحران سازمانی مواجه خواهید شد.

پیاده سازی راه حل ها

راه حل های انتخابی خود را به کار ببرید. در این مرحله، مدیران تیم مدیریت بحران را دور هم جمع نمایید، وظایف را تقسیم کنید و راه پیش رو را تعیین کنید. چنانچه راه حل اول کارآمد نبود، به سرعت برنامه ی دوم را جایگزین کنید و وقت را از دست ندهید.

نتایج را بازبینی کنید

پاسخ بحران پس از اجرای راه حل های تهدید به چالش پایان نمی یابد. پس از پایان دادن به یک بحران، نتایج را مورد بررسی قرار دهید. این ارزیابی مشخص می کند که چه چیزی سبب بروز بحران شده و کدام راه حل شما به طور مشخص کارآمد بوده است همچنین تمرکز ویژه به عناصری که در کنترل شما بودند را نمایان می سازید. استراتژی ها را ارزیابی کنید و واکنش ها و اجزای آن را شناسایی نمایید. اگر راه حل های شما برنامه ریزی نشده باشد، می توانید آن را به سرعت رسمی کنید تا در شرایط مشابه در آینده از آن ها استفاده نمایید.

بقا در بحران سازمانی
بقا در بحران سازمانی
۱۰ مورد کلیدی برای به یاد داشته باشید

(۱) اطمینان از اینکه همه مدیران و کارکنان اهداف، نقش ها و ماموریت سازمان شما را می دانند.
(۲) انجام “ممیزی بالقوه بحران”.
(۳) شناسایی، استخدام و آموزش CMT خود با شرح شغل و روش گزارش دهی
(۴) منابع لازم را برای اتاق عملیات بحران و تمام عناصر حمایتی اختصاص دهید.
(۵) یک طرح مدیریت بحران بر اساس ارزیابی آسیب پذیری بحران خود ایجاد کنید و توصیه هایی را برای اقدامات پیشگیرانه انجام دهید.
(۶) مخاطبان هدف خود را شناسایی کنید، پیام مناسب را تعیین کنید.
(۷) تمرینات مدیریت بحران را حداقل دو بار در سال انجام دهید.
(۸) پس از این تمرینات کاستی را بیابید و سعی بر جبران آن ها کنید.
(۹) یک سخنگوی و یک سخنگوی جایگزین CMT را تعیین کنید.
(۱۰) به یاد داشته باشید زمانی که مدیریت بحران به درستی انجام می شود، و اگر برنامه ریزی بحران به طور منظم دو بار در سال تمرین شود، می تواند منجر به پیشگیری از بحران نهایی شود.

همان طور که مشاهده کردید، بقا در بحران سازمانی می تواند با یک برنامه ریزی درست به راحتی انجام پذیر شود. تیم خود را برگزینید، برنامه ها را بچینید تا در مواقع ضروری از آن ها بهره مند شوید.

سمیرا نقیبی
کارشناسی ریاضی محض خواجه نصیر/ چندین سال سابقه کاری در سرپرستی فروش محصولات شبکه داشتم و از سال 93 به بعد سفر هیجان انگیز به دنیای بی انتهای تولید محتوا و سئو برای من آغاز شد. به تکنولوژی، گردشگری، بهداشت و سلامت و هر چیز زمینی و آدمیزادی علاقه مند هستم...