ایمیل ابزاری است که هر روز از آن استفاده می‌کنیم. اگر کار خاصی با حساب کاربری‌تان نداشته باشید، روزی یکبار (یا کمتر) اینباکس رو چک می‌کنید و ایمیل‌های جدید را می‌خوانید. اما وقتی ایمیل ابزار کار یا درس باشد، خیلی زود اینباکس‌تان به انباری از ایمیل‌های درهم و شلخته تبدیل می‌شود. اگر شما هم در وضعیت مشابه هستید، باید راهکارهای مدیریت ایمیل را یاد بگیرید تا تجربه بهتری از کار با این ابزار مفید داشته باشید.
در این مطلب آرادمگ قصد داریم مفیدترین ترفندها و راهکارهای مدیریت ایمیل را به شما معرفی کنیم. ابتدا دو تکنیک اینباکس صفر (Inbox Zero) و OHIO (یکبار برای همیشه حلش کن) را با هم بررسی می‌کنیم. این دو تکنیک فقط مختص ایمیل نیستند و می‌توانید از آنها برای انواع پیام‌رسان‌ها و کانال‌های ارتباطی دیگر هم استفاده کنید.
سپس راهکارها و ترفندهایی را به شما یاد می‌دهیم که برای اجرای این دو تکنیک به آنها نیاز دارید؛ مثل آرشیو یا تگ کردن ایمیل‌ها. این ترفندهای مدیریت ایمیل برای انواع سرویس‌های پیام الکترونیکی مثل جی‌میل، اوت‌لوک و ایمیل اپل کارایی دارند.
اگر کاربر حرفه‌ای اینترنت و کامپیوتر هستید، احتمالا ترفندها را بلدید. پس فقط قسمت مربوط به تکنیک‌های مدیریت ایمیل را مطالعه کنید. اما اگر به تازگی کار حرفه‌ای با ایمیل را شروع کردید و دنبال راهی برای ساماندهی صدها پیام هستید، این راهنما کارتان را ساده‌تر خواهد کرد.
مدیریت ایمیل با تکنیک اینباکس صفر (Inbox Zero)
این تکنیک برای اولین بار در سال ۲۰۰۵ توسط مرلین مان، نویسنده و بلاگر امریکایی مطرح شد. از آن زمان تاکنون هم به عنوان یکی از موثرترین و رایجترین روشهای مدیریت ایمیل‌های روزانه (و انواع پیام‌رسان‌ها) شناخته می‌شود. با این تکنیک می‌توانید جریان ایمیل‌های مداوم و هر روزه را کنترل کنید و به این ترتیب همیشه اینباکس مرتب و سامان یافته داشته باشید.
برخلاف چیزی از که نامش برمی‌آید، اینباکس صفر به معنای اینباکس خالی نیست. اصلا این صفر به تعداد ایمیل‌ها ربطی ندارد. بلکه به میزان استرس ناشی از ایمیل‌های نخوانده یا نامرتب اشاره می‌کند.
شما هر روز تعدادی ایمیل دریافت می‌کنید. اگر تکنیک‌های مدیریت ایمیل را به کار نبرید هربار حساب‌تان را باز کنید، با حجم زیادی کار انجام نشده روبرو خواهید شد. همین می‌تواند منبع استرس و فشار روی مغز باشد و کارتان را سخت‌تر کند. تکنیک اینباکس صفر در واقع قصد دارد با به‌کارگیری راهکارهای درست برای مدیریت ایمیل‌ها، این فشار را به صفر برساند.
این منطقی‌ترین رویکرد نسبت به پدیده ایمیل است. بیاید ایمیل را به شکل یک صندوق فیزیکی تصور کنیم. اگر برنامه دقیق و مشخصی برای خالی کردن صندوق نداشته باشید، هربار که صدای افتادن نامه‌ای درونش را بشنوید، تمرکزتان روی کار اصلی را از دست می‌دهید. ضمن اینکه اگر تعداد نامه‌هایتان زیاد باشد، شاید تا مدت‌ها نتوانید به همه‌شان رسیدگی کنید. به همین خاطر باید اولویت و برنامه مشخصی داشته باشید تا با هربار شنیدن صدای نامه جدید یا دیدن صندوق پر مضطرب نشوید.
ایمیل هم دقیقا همین است؛ صندوقی که هر ساعت یا دقیقه یک نامه جدید داخلش می‌افتد و حجم کاری مورد نیاز را بیشتر می‌کند. تکنیک اینباکس صفر می‌خواهد تاثیرگذاری این ایمیل‌های خوانده نشده و پاسخ داده نشده را به صفر برساند.
برای اینکه از استرس ناشی از صدها پیام خوانده نشده راحت شوید، باید از شر یک ایده خلاص شوید: هر روز صبح باید اینباکسم را خالی کنم. بله؛ اگر روزی ده‌تا پیام دریافت می‌کنید (از تمام بسترهای ارتباطی) این روش موثر خواهد بود. اما اگر فقط در ایمیل‌تان روزانه ده‌ها یا صدها پیام دارید، باید دنبال روش موثرتری باشید.
پس ایده خالی کردن روزانه اینباکس را دور بیاندازید. به جایش برای کار روی اینباکس برنامه مشخصی داشته باشید. این برنامه باید طوری باشد که:
- ایمیل‌های مهم در اسرع وقت پاسخ داده بشوند.
- برای ایمیل‌ها تاریخ انقضا تعریف بشود و ایمیل‌های بدون استفاده پاک بشوند.
- فضای اینباکس مرتب بماند.
اگر منتظرید در ادامه راهکارهای مدیریت ایمیل برپایه اینباکس صفر را بخوانید، اشتباه می‌کنید. مراحل یا ترفند خاصی وجود ندارد. اینطور نیست که به شما بگوییم مراحل یک تا ده را انجام بدهید تا به اینباکس صفر برسید. این تکنیک در واقع یک رویکرد دائمی به جریان همیشگی ایمیل‌های روزانه است.
شما باید برنامه اینباکس صفر خودتان را از ترفندهایی مثل آرشیو و فیلتر کردن ایمیل‌ها، پوشه‌بندی و بررسی‌های هفتگی و ماهانه طراحی کنید. هر کس برای رسیدن به اینباکس صفر از ترفندهای خاصی استفاده می‌کنید. اینکه از کدام راهکارهای مدیریت ایمیل استفاده کنید به نیازهایتان و ماهیت ایمیل‌های دریافتی بستگی دارد. با مطالعه بخشهای بعدی این آموزش می‌توانید ترفندهای مناسب خودتان را پیدا کنید. از آنجا به بعد هم باید هر روز به کمک این ترفندها، اینباکس را مرتب کنید تا بتوانید با خیال راحت به کارهای دیگران برسید.
مدیریت ایمیل با تکنیک اوهایو (OHIO)
OHIO که مخفف عبارت Only Handle It Once (به معنای یکبار برای همیشه حلش کن) است، یک روش مدیریت اطلاعات پرطرفدار است. این تکنیک فقط به مدیریت ایمیل مربوط نیست و در زمینه‌هایی مثل مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری شخصی هم به کار می‌رود. ایده اصلی تکنیک اوهایو این است که شما باید تعداد دفعات رسیدگی به هر منبع اطلاعات (از جمله ایمیل) را به حداقل برسانید. در حالت ایده‌آل این حداقل یکبار است.
اینجا هم چند باور غلط وجود داریم. تکنیک اوهایو به شما نمی‌گوید هر ایمیل را فقط یکبار بخوانید یا وقتی ایمیلی را از اینباکس خارج کردید، دیگر سراغش نروید. بلکه از شما می‌خواهد کارهای مربوط به مدیریت هر ایمیل را یکبار و در یک مرحله انجام بدهید و اینکار را طوری انجام بدهید که آن ایمیل را دیگر در اینباکس‌تان نبینید. به این ترتیب همزمان هم اینباکس را خالی کردید و هم ایمیل‌هایتان ساماندهی شده‌اند.
خب این تکنیک مدیریت ایمیل چطور اجرا می‌شود؟ با رسیدگی یکباره و همیشگی. رسیدگی یعنی کارهای مربوط به ایمیل را انجام بدهید و بعد آن را حذف یا آرشیو کنید. بگذارید مرحله به مرحله پیش برویم. یک ایمیل جدید دریافت کردید. حالا باید یکبار برای همیشه به آن رسیدگی کنید یعنی یک یا چندتا از موارد زیر را انجام بدهید:
- به ایمیل پاسخ بدهید.
- ایمیل را فوروارد کنید.
- ایمیل را به لیست کارهایتان اضافه کنید.
- کار خاصی نکنید.
بعد از اینکه رسیدگی لازم را انجام دادید، دو انتخاب دارید: پاک کردن یا آرشیو کردن ایمیل. اینکه کدام را انتخاب می‌کنید به ماهیت ایمیل بستگی دارد اما به هیچ وجه نباید بگذارید ایمیل رسیدگی شده در اینباکس بماند.
فرض کنیم قصد دارید از این بعد از تکنیک اوهایو استفاده کنید. احتمالا الان ده‌ها یا صدها ایمیل در اینباکس دارید و می‌خواهید با این تکنیک سراغشان بروید. اینکار شاید اشتباه نباشد اما بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد. کمی به این تکنیک زمان بدهید و به جای صرف چندین ساعت در یک روز، هر روز از آن برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها استفاده کنید. یک روز هفته را هم برای رسیدگی به ایمیل‌های باقیمانده انتخاب کنید. با این رویکرد، تکنیک اوهایو خیلی زود شما را به اینباکس صفر می‌رساند.
این تکنیک مدیریت ایمیل هم شباهت زیادی به تکنیک اینباکس صفر دارد. در واقع هر دوی این تکنیک‌ها رویکردهای دائمی و مستمری برای مرتب کاهش حجم اینباکس و حتی خالی کردنش هستند. اما هدفشان فقط خالی کردن اینباکس نیست بلکه اینکار را با حداکثر کارایی و بهره‌وری اجرا می‌کنند. طوری که نه زمان هدر برود و نه دچار وسواس خالی بودن اینباکس بشوید.
اینکه کدام تکنیک را برای مدیریت ایمیل به کار ببرید، به خودتان بستگی دارد. اما در هر دو صورت باید در اجرای آنها پیوستگی و ممارست داشته باشید تا به نتیجه مطلوب برسید.
آموزش آرشیو کردن ایمیل در سرویس‌های مختلف
برای استفاده از هر دو تکنیک بالا (به ویژه OHIO) باید آرشیو کردن ایمیل را بلد باشید. در این قسمت به شما یاد می‌دهیم چطور در سه سرویس جی‌میل، اوت‌لوک و ایمیل اپل اینکار را انجام بدهید.
وقتی ایمیلی را آرشیو می‌کنید، دیگر در اینباکس نخواهد بود. ایمیل به پوشه آرشیو می‌رود و آنجا در دسترس خواهد بود. این شیوه مدیریت ایمیل برای کسانی مناسب است که ایمیل‌های زیادی دریافت نمی‌کنند یا تنوع موضوع ایمیل‌هایشان زیاد نیست.
آرشیو کردن ایمیل‌ها را می‌توانید به صورت تکی یا دسته‌ای انجام بدهید. برای اینکار در سرویس جی‌میل، ایمیل‌های مورد نظرتان را انتخاب کنید و دکمه Archive را بزنید. همچنین از طریق مربع کوچک بالای صفحه هم می‌توانید ایمیل‌ها را به صورت دسته‌ای انتخاب کنید.
برای آرشیو کردن ایمیل در سرویس اوت‌لوک یا اپل هم باید بعد از انتخاب ایمیل، دکمه Archive را بزنید. برای انتخاب دسته‌ای ایمیل‌ها در این سرویس‌ها روی یک ایمیل کلیک کنید، تا آخرین ایمیل محدوده مورد نظرتان اسکرول کنید، دکمه SHIFT را بزنید و ایمیل آخر را انتخاب کنید. با اینکار تمام ایمیل‌های بین ایمیل اول و آخر انتخاب می‌شوند و می‌توانید آنها را داخل پوشه آرشیو بکشید.
اینکه کدام ایمیل‌ها را آرشیو کنید به برنامه مدیریت ایمیل شما بستگی دارد. اما یک قانون کلی وجود دارد: ایمیل‌ها را برای خالی کردن اینباکس آرشیو نکنید. بالاخره خیلی زود اینباکس دوباره پر می‌شود و به همین خاطر باید رویکرد بهتری برای استفاده از قابلیت آرشیو داشته باشید. سعی کنید ایمیل‌هایی را آرشیو کنید که با پایان روز کاری اولویت‌شان را از دست می‌دهند، تاریخ‌شان قدیمی است اما گهگاه کاربرد دارند و موارد مشابه.
در یک کلام از این ابزار برای کنار گذاشتن ایمیل‌هایی که در درجه دوم اهمیت هستند، استفاده کنید. به این ترتیب بهتر می‌توانید روی ایمیل‌های با اولویت بالا تمرکز کنید و استرس ناشی از اینباکس شلوغ و درهم را تجربه نخواهید کرد.
آموزش تگ کردن ایمیل در سرویس‌های مختلف
آرشیو کردن ایمیل به عنوان بخشی از تکنیک‌های اینباکس صفر و اوهایو به شما در مرتب نگه داشتن اینباکس و کاهش استرس کار با ایمیل کمک می‌کند. اما وقتی ایمیلی را آرشیو می‌کنید، یعنی روزی به آن نیاز خواهید داشت و باید بتوانید پیدایش کنید. حالا تصور کنید روزی ده‌ها ایمیل را آرشیو کنید. در پایان یک هفته کاری کلی ایمیل دارید که پیدا کردن یکی میان آنها کار بسیار دشواری است.
ترفند اکثر کاربران ایمیل برای مقابله با بروز چنین مشکلی، پوشه‌بندی ایمیل‌های آرشیو شده است. چند پوشه برمبنای موضوع، تاریخ یا هر چیز دیگری درست می‌کنید و ایمیل‌ها را درون آنها می‌ریزید. این راهکار مدیریت ایمیل فرق چندانی با آرشیو کردن آنها ندارد چون فقط تعداد پوشههای آرشیو را بیشتر کرده است.
راهکار درست، راهکاری است که قابلیت جستجوی ایمیل‌ها را افزایش بدهید. فقط در این صورت است که به جای بالا و پایین کردن یک پوشه عریض و طویل می‌توانید خیلی راحت با یک جستجو ایمیل مورد نظرتان را پیدا کنید. اسم این راهکار تگ کردن است!
وقتی همه ایمیل‌های آرشیو شده را تگ‌گذاری کنید، پیدا کردنشان ساده‌تر می‌شود. شما می‌توانید تگ‌ها را براساس موضوعات جستجوی پرتکرار در میان ایمیل‌هایتان انتخاب کنید و به این ترتیب مدیریت ایمیل‌های آرشیو شده را ساده‌تر کنید.
تگ کردن ایمیل‌ها در هر سیستم به روش مختلفی انجام می‌شود. در ادامه به شما یاد می‌دهیم چطور این راهکار مدیریت ایمیل را در سه سیستم اصلی به کار ببرید.
Categorizing در اوت‌لوک
سیستم تگ‌گذاری اوت‌لوک Categorizing نام دارد. شما می‌توانید کتگوریهای دلخواهتان را در هر تعدادی ایجاد کنید، برایشان رنگ مخصوص انتخاب کنید و هر چیزی که در اوت‌لوک دارید را با آنها تگ‌گذاری کنید. این نه تنها جستجوی محتوای اوت‌لوک را ساده‌تر می‌کند و بلکه یک رابط رنگی هم برایتان ایجاد می‌کند که سرعت کار را افزایش خواهد داد. مثلا اگر یک پروژه در دست انجام دارید، کافیست یک رنگ را به آن اختصاص بدهید. از آن به بعد می‌توانید تمام ایمیل‌ها، ملاقات‌ها، تسک‌ها، نوت‌ها و حتی مخاطبان مربوط به آن پروژه را با یک رنگ خاص هایلایت کنید. تصور کنید همین کار چقدر فضای آشفته اوت‌لوک را سامان خواهد داد.
اگر قبلا ایمیل‌هایتان را پوشه‌بندی کردید، می‌توانید تمام ایمیل‌های درون یک پوشه را در یک کتگوری خاص قرار بدهید. برای اینکار کافیست همه ایمیل‌ها را انتخاب کنید و سپس کتگوری مورد نظرتان را انتخاب کنید. حتی می‌توانید نحوه نمایش فولدر آرشیو را تغییر بدهید تا ایمیل‌ها را براساس دستهبندی کتگوری‌ها نمایش بدهد و مرتب کند.
Labeling در جی‌میل
سیستم تگ‌گذاری در سرویس جی‌میل labeling نام دارد و هم در نسخه موبایل و هم در نسخه وب موجود است. تعداد لیبل‌های جی‌میل هم نامحدود است و اینجا هم می‌توانید به هر لیبل یک رنگ اختصاص بدهید. همچنین می‌توانید فیلترهایی تعریف کنید که ایمیل‌های جدید را به صورت خودکار لیبلگذاری کنند.
این راهکار مدیریت ایمیل بیش از همه در سرویس جی‌میل کاربرد دارد چون این سرویس امکان ساخت فولدر را به شما نمی‌دهد.
Flagging در اپل میل
سیستم تگ‌گذاری در سرویس اپل میل flagging نام دارد. متاسفانه تعداد فلگ‌های این سیستم به هفت‌تا محدود است. اپل سعی کرده این محدودیت را به کمک اسمارت فولدرز حل کند اما چندان موفق نبوده است. اگر از اپل میل استفاده می‌کنید، برای تگ‌گذاری ایمیل‌ها باید از ترکیب سیستم flagging و اسمارت فولدرز استفاده کنید.
سایر راهکارهای مدیریت ایمیل
حالا دو تکنیک و راهکار مهم برای مدیریت ایمیل را بلدید. در این قسمت به سایر راهکارهای مدیریت ایمیل اشاره می‌کنیم که کار با ایمیل را برایتان ساده‌تر خواهند کرد. فراموش نکنید این ترفندها را باید در هر بار کار با ایمیل به کار ببرید تا بتوانید تاثیرشان را ببینید.
- حذف ایمیل‌های اضافی همیشه باید در اولویت باشد.
- استفاده از چند آدرس ایمیل برای مدیریت کارها، مدیریت ایمیل را هم ساده‌تر خواهد کرد.
- ساخت لیست‌های مخاطب، ارسال ایمیل را برایتان ساده‌تر خواهد کرد.
- از الگوها و پاسخهای آماده استفاده کنید تا سرعت نوشتن ایمیل و پاسخ دادن بیشتر بشود.
- هنگام حذف ایمیل‌ها می‌توانید از قابلیت مرتب‌سازی کمک بگیرید.
- سطل آشغال را به طور مرتب خالی کنید.