در کارهای گروهی داشتن مهارت‌های لازم برای موفقیت کل تیم از اصول ضروری است. موفقیت یک تیم به توانایی رهبر آن در هدایت و مدیریت مؤثر اعضاء گروه است. برای این منظور استراتژی‌ها و تکنیک‌های شخصی و تخصصی بسیاری وجود دارد. با آرادمگ همراه باشید.
وظایف و مسئولیت‌ها را با توجه به نقاط قوت و مهارت‌های اعضای تیم مشخص کنید
هر شخص نقاط قوتی در مهارت‌ها و توانایی‌های فردی و اجتماعی خود دارد. رهبر یک تیم باید توانایی‌های هر یک از اعضاء را بررسی کرده و بشناسد تا بر این اساس وظیفه و نقش مشخصی را به آن فرد محول کند. هر یک از اعضای گروه می‌توانند مسئولیت‌هایی خاص که مورد نیاز پروژه باشد برعهده بگیرند و این امر سبب می‌شود تا افراد گروه احساس ارزشمندی کرده و برای کار انگیزه بیشتری پیدا کنند.
برخی افراد در گروه هستند که مهارت یا تجربه خاصی ندارند؛ این نباید به این معنا باشد که آن‌ها برای گروه بی‌فایده باشند. اشخاصی که از مهارت و توانایی بالاتری برخوردار هستند باید این افراد تحت حمایت خود درآورند.
اعضای تیم را برای داوطلب شدن در پذیرفتن مسئولیت‌ها تشویق کنید.
از آنجایی که کار تیمی نیازمند همکاری همه اعضای گروه است نباید تمام وظایف و نقش‌ها به یک یا چند شخص محدود سپرده شود. ایفای نقش در وظایف حساس و مهم باعث می شود که هیچکدام از اعضاء گروه احساس بی‌ارزشی نکنند. برای اینکه از اشخاصی که تجربیات کمتری دارند در نقش‌های مهم استفاده کنید، به تیم اطلاع دهید که به کسی احتیاج دارید که مسئولیت خاصی را به عهده بگیرد.
مسئولیت‌های هر فرد را مشخص کرده و چارتی برای این منظور تهیه کنید
برنامه‌ای از وظایف تمام اعضای گروه تهیه کرده و مسئولیت‌های هر فرد را به شکلی دقیق مشخص کنید. با برنامه‌ریزی و تهیه چارت سازمانی می‌توان تیم را به صورت منظم مدیریت کرد و بر کارها نظارت داشت.
از تحقیقات و نرم افزارهای مربوط به مدیریت تیم استفاده کنید
برای اینکه تیمی موفق داشته باشید؛ مطالعه‌ی مقالات و تحقیقات مربوط به مدیریت پروژه کمک بسیاری به پیشرفت تیم می‌کند. رهبر یک تیم باید از علم روز آگاه بوده و اطلاعات خود را بر اساس کارها و پروژه‌های تیم بروزرسانی کند.
به صورت گروهی تصمیم بگیرید
تصمیم گیری در یک تیم موفق تنها منوط به مدیر و رهبر گروه نیست. همه اعضای گروه باید در تصمیم‌گیری‌ها شرکت کرده و نظرات خود را بیان کنند، حتی اگر حرف آخر بر عهده رهبر گروه است باید قبل از اتخاذ تصمیم با اعضای گروه مشورت شود.
اهداف تیم را برای اعضای گروه مشخص کنید
برای اینکه یک تیم مسیر موفقیت و پیشرفت را سریعتر طی کند، نیازمند مشخص کردن اهداف کوتاه مدت و بلندمدت گروه است. با مشخص شدنِ اهداف پروژه در یک بازه زمانی خاص و شناسایی نقاط قوت و ضعف گروه و اعضای آن تیم به شکل قابل قبولی در مسیر پیشرفت قرار می‌گیرد.
برای داشتن تجسمی روشن از اهداف گروه، تهیه نمودارها و نصب آن‌ها در مکانی که برای همه اعضاء گروه قابل‌مشاهده باشد امری مفید و ضروری است.
پیشرفت‌های گروه را جشن بگیرید
هر موفقیت و پیشرفت فردی در گروه به معنای پیروزی کل تیم است. اگر یکی از اعضاء گروه به موفقیتی دست‌یافت علاوه بر تشویق کردن آن شخص باید کل گروه را نیز مورد تحسین قرار داد. همچنین اگر یکی از اعضاء گروه مرتکب خطا یا کار اشتباهی شد برخورد با آن شخص باید به گونه‌ای باشد که همه گروه از آن اتفاق درس عبرت بگیرند، به هیچوجه نباید تنها آن شخص را سرزنش کرد.
به اعضاء گروه اعتماد کنید
برخی مدیران نظارتی موشکافانه و سخت بر روی گروه خود دارند و این امر سبب می شود تا آن‌ها فضایی امن و آزاد در محیط کار خود نداشته باشند. یک مدیر موفق باید نظارتی نامحسوس بر روند پیشرفت پروژه و افراد خود داشته باشد و به مسئولیت‌پذیری اعضاء گروه اطمینان و اعتماد داشته باشد.
با ایجاد اعتماد بین رهبر و اعضاء گروه فضایی دوستانه و آرام برقرار می شود و افراد در آرامش بیشتر به کار خود ادامه داده و به پیشرفت می رسند. همچنین این اعتماد باید به گونه‌ای باشد که هر یک از اعضاء گروه در شرایط سخت و موقعیت‌های پیچیده، مشکل خود را با مدیر گروه در میان بگذارند.
محیطی صمیمی و دوستانه ایجاد کنید
برخی از افراد مشکل برقراری ارتباط دارند و به سختی با دیگران صمیمی می‌شوند. یکی از وظایف رهبر گروه نظارت بر این موضوع است که با برگزاری مراسم‌های خاصی مانند قرارهای دسته جمعی نهار یا شام، جوی صمیمی بین افراد گروه برقرار کند. بخشی از یک تیم در حال رشد برقراری محیط دوستانه در محل کار است تا همه اعضاء گروه خود را جزئی از یک خانواده بدانند.
راه‌هایی برای به اشتراک گذاری اطلاعات و دستاوردها مشخص کنید
اعضاء گروه باید مدیر و دیگر افراد گروه را در جریان روند انجام وظایف و مسئولیت‌ها بگذارند. برای این منظور رهبر گروه باید کانال‌های ارتباطی مختلفی را برنامه ریزی کرده تا افراد بتوانند شرح گزارشات خود را در آن به اشتراک بگذارند. یکی از این راهکارها برگزاری جلسات گروهی در روزهایی خاص از هفته است که همه افراد گروه در آن شرکت می‌کنند و با یکدیگر به بحث و تبادل نظر می‌پردازند.
یکی از نکات مهم در این جلسات بیان کردن نظرات مفید و کارساز است. در جلسه گروهی باید فضایی آرام و دوستانه برقرار باشد تا همه افراد بتوانند به راحتی نظرات و پیشنهادات خود را بیان کنند. رهبر گروه نیز باید به نظرات همه اعضاء گروه توجه کرده تا آن‌ها احساس خوبی نسبت به خود و توانایی‌های خود داشته باشند.
بازخوردهای مثبت و سازنده
در جلسات گروهی نسبت به نظرات و پیشنهادات اعضاء تیم بازخوردی مثبت داشته باشید حتی اگر با نظر یا پیشنهاد خاصی مخالف هستید. یکی از مواردی که رهبر گروه باید به آن توجه ویژه داشته باشد بالا بردن سطح اعتمادبه‌نفس افراد گروه است. انتقادهای سازنده و مثبت در فضایی دوستانه سبب می‌شود شخص اعتمادبه‌نفس خود را از دست ندهد و درصدد تلاش برای رفع مشکلات برآید.
تعیین قوانین و اصول کار
برای برقراری نظم در کار باید هر گروه قوانین و اصولی مشخص داشته باشد. ایجاد سلسله مراتب در نقش‌ها و وظایف یکی از راه‌های برقراری نظم در گروه است. رهبر گروه باید در رعایت کردن قوانین با دیگر اعضاء گروه همراه باشد به عنوان مثال اگر افراد گروه باید در ساعت معینی در محل کار خود حاضر باشند، بهتر است که رهبر گروه نیز در همان ساعت در کنار اعضاء گروه حضور داشته باشد.
زمانی که اعضاء تیم تعهد و سخت‌کوشی رهبر خود را مشاهده می‌کنند ترغیب می‌شوند تا خود را به شرایطی ایده آل نزدیک کنند و به رهبر گروه نشان دهند که موفقیت پروژه برای آن‌ها نیز مهم است.
محیط کاری خلاق
خلاقیت یکی از اصول اولیه در پیشرفت یک گروه کاری است. به اعضاء گروه اجازه دهید تا ایده‌های خلاقانه خود را هر چند کوچک بیان کنند و در مورد آن با یکدیگر گفتگو کنید.
به اعضاء گروه انگیزه دهید
انگیزه مهمترین عامل در روند پیشرفت یک پروژه است. کارمندانی که فاقد انگیزه هستند، به هیچوجه نمی‌توانند برای گروه مفید باشند و حتی باعث ایجاد پروسه‌ای ضعیف در کار گروه می شوند. رهبر یک گروه وظیفه دارد در هر شرایطی با راهکارهای مختلف برای افراد گروه انگیزه ایجاد کند. یکی از این راهکارها قدردانی و دادن پاداش به کارمندان است، این امر کمک می کند تا اعضاء گروه احساس باارزشی کرده و در راه پیشرفت گروه قدم‌های بزرگ‌تری بردارند.
در زمینه پیشرفت و توسعه کارهای گروهی راهکارهای مختلف و مفید بسیاری وجود دارد که ما در این مقاله به برخی از آن‌ها اشاره کردیم. رهبران گروه با درایت و اعتماد به اعضاء گروه می توانند پروژه‌ها و دستاوردهای بزرگی را به ثمر برسانند.