برون سپاری چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟
برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

برون سپاری پروژه ها روشی از کار است که طی چند سال اخیر، رواج زیادی پیدا کرده و شرکت های کوچک و بزرگ به آن روی آورده اند.

این که برون سپاری برای شرکت شما مفید یا مضر است، کاملا به روحیه مدیریتی و نوع فعالیتی که انجام می دهید؛ بستگی خواهد داشت.

برون سپاری در حوزه های گوناگونی صورت می گیرد. می توانیم آن را در بخش فروش محصولات، تولید محتوا، طراحی وب سایت، بازاریابی و تبلیغات، بازاریابی درونگرا، فناوری اطلاعات، حسابداری و … ببینیم.

برون سپاری چیست؟

برون سپاری به نوعی از فعالیت مشترک اطلاق می شود که بین یک شرکت دارای ماهیت فیزیکی و یک شخص یا تیم بیرون از شرکت شکل می گیرد. شرکت ها با محول کردن بخشی از مسئولیت ها و وظایف به افراد یا تیم های بیرون از شرکت، قسمتی از فعالیت های خود را برون سپاری می کنند.

در برون سپاری بخش از مسئولیت ها به شخص یا شرکت های بیرونی محول می شود که تخصص کافی در آن زمینه داشته و مسئولیت را با هزینه ای کمتر از استخدام مستقیم، به سرانجام می رسانند.

معمولا برای برون سپاری اصول و قواعدی در نظر گرفته می شود.

برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟
برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

اصول و قواعد برون سپاری

– برون سپاری می باید مربوط به فعالیت هایی باشد که قابلیت انجام شدن خارج از شرکت را دارند.

– فعالیت هایی که با مسائل امنیتی و اسرار شرکت ها سر و کار دارند، قابل برون سپاری نیستند.

– برای برون سپاری باید نسبت به استخدام حساسیت بیشتری نشان داده شود. زیرا کنترل همیشگی و رایج روی عملکرد کارکنان داخلی، در برون سپاری برداشته می شود.

– معمولا در برون سپاری و اجرای آن، مدت زمان مشخصی در نظر گرفته می شود.

– نوشتن قرارداد دو جانبه در برون سپاری ضرورت دارد.

برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟
برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

– در برخی از مواد اخذ تعهد نیز موضوعیت پیدا می کند.

– برون سپاری کردن فعالیت هایی که با نیروهای داخلی قابل انجام است، هدر رفت منابع و هزینه تراشی اضافی خواهد بود.

– فعالیت های قابل تفکیک و غیروابسته به دیگر امور سازمان، قابل برون سپاری هستند.

– کارمندان داخلی را برای برون سپاری آماده سازید. (به خاطر داشته باشید که برون سپاری بخشی از مسئولیت ها، ممکن است کارمندان داخلی شرکت را دچار نگرانی نماید. آن ها کار خود را در معرض خطر احساس کرده و ممکن است مأیوس شوند. لازم است که پیش از انجام برون سپاری، در مورد آن با نیروی کار مرتبط داخلی صحبت کرده و اوضاع را شفاف سازی نمایید.)

مزایای برون سپاری کدامند؟

مزایای برون سپاری را می توانیم در گروه های زیر جای دهیم:

کاهش هزینه ها

با برون سپاری پروژه ها، از هزینه ها به اندازه ی قابل توجهی می کاهیم. این به واسطه ی عدم ایجاد تعهدات پرداخت مزایا به همراه حقوق، عدم حضور شخص یا اشخاص در محل شرکت و … ایجاد می گردد. شما نیازی به اختصاص دادن میز کاری به این اشخاص نداشته و هزینه های جاری کارمندان را بابت آن ها پرداخت نخواهید کرد.

به علاوه اشخاص یا شرکت های بیرونی که برون سپاری را قبول می کنند، معمولا هزینه کمتری دریافت می کنند.

برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟
برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

متمرکز ماندن شرکت بر فعالیت های هسته ای

با برون سپاری بخشی از فعالیت های جانبی شرکت ها، افراد مقیم روی بخش هسته ای متمرکز مانده و از آشفتگی امور جلوگیری به عمل می آید.

انعطاف پذیری نیروی کار

در برون سپاری نیروی کار شما منعطف بوده و به محض رفع نیاز، قرارداد را منقطع خواهید نمود. در حالی قرارداد داخلی شرکت ها، غالبا ضمانت های کاری حداقل یک ساله به وجود می آورد.

دسترسی به بهترین تخصص ها

با برون سپاری شما به بهترین تخصص ها دسترسی داشته و به راحتی می توانید بهترین ها را برای انجام فعالیت مورد نظر خود انتخاب کنید. اما برای استخدام چنین تیمی، فرآیندی بزرگ تر و طولانی تر و در عین حال سخت تر پیش رو خواهید داشت.

برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟
برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

معایب برون سپاری

از معایب برون سپاری نیز موارد زیر را می توان برجسته نمود:

نبود کنترل کافی روی عملکرد تیم

از آن جایی که ماهیت برون سپاری به شکلی ست که شما به عنوان کارفرما قادر به مشاهده فعالیت های تیم بیرونی نیستید، کنترل عملکرد آن ها از دستتان خارج خواهد بود.

اگر چه نتایج را می توان به صورت مرحله ای دنبال کرد و از کیفیت کار مطلع شد، اما نحوه ی اجرای آن اغلب (به جز در کارهایی که به صورت فیزیکی اجرا می شوند)، دور از چشم کارفرما می ماند.

نداشتن ممیزی بر هزینه های اعلام شده

نداشتن ممیزی بر هزینه های اعلام شده نیز به عنوان یک بدل در مقابل کاهش هزینه ها در برون سپاری، ظاهر می شود. با برون سپاری کردن پروژه ها، هزینه های خود را به شکلی که در بالا گفتیم کاهش می دهید؛ اما به میزانی نیز ممکن است با هزینه های بدون توجیه و گزاف مواجه شوید.

در صورتی که شکل برون سپاری طوری باشد که تیم بیرونی فاکتور هزینه هایی به شما ارائه کرده و نیازمند پرداخت های خارج از توافق اولیه باشد؛ همیشه ریسک این وجود دارد که هزینه های اضافی را پرداخت کنید.

به طور مثال در شرایطی که نیاز به خرید قطعاتی باشد، قیمت آن ها و یا لزوم خرید همه ی آن ها، ممکن است از نظارت کارفرما خارج گردد. (البته ریسک این موضوع را می توان با عقد قرارداد برون سپاری با تیم های متعهد، خوشنام و مطمئن به حداقل رساند.)

برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟
برون سپاری پروژه چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

ریسک عدم انجام تعهدات

ریسک عدم انجام تعهدات نیز همیشه بر سر برون سپاری سایه می افکند. در صورتی که زمان بندی برایتان اهمیت زیادی دارد، لازم است که حتما این موضوع را در قرارداد برون سپاری قید نمایید.

معمولا اشخاص یا تیم هایی که برون سپاری را تقبل می کنند، در زمان واحد با چندین شرکت طرف قرارداد هستند. به واقع داشتن درآمد کافی و یا بالا بردن سطح درآمد، آن ها را وادار می سازد تا به طور موازی چندین پروژه را با هم پیش ببرند. به همین دلیل همیشه ریسک عدم انجام تعهدات در زمان لازم وجود دارد.

برای محفوظ ماندن از این ریسک، لازم است که پرداخت کامل را منوط به انجام تعهدات در زمان مشخص نمایید. حتی در برخی از قراردادهای برون سپاری خسارت عدم تحویل پروژه در زمان تعیین شده نیز در نظر گرفته می شود.

سمیرا نقیبی
کارشناسی ریاضی محض خواجه نصیر/ چندین سال سابقه کاری در سرپرستی فروش محصولات شبکه داشتم و از سال 93 به بعد سفر هیجان انگیز به دنیای بی انتهای تولید محتوا و سئو برای من آغاز شد. به تکنولوژی، گردشگری، بهداشت و سلامت و هر چیز زمینی و آدمیزادی علاقه مند هستم...