چگونه همانند یک رئیس از جیمیل استفاده کنیم

در حال حاضر اکثر افراد با روش استفاده از جیمیل به عنوان یک پلتفرم ارسال ایمیل آشنایی دارند. این پلتفرم که در سال ۲۰۰۴ راه اندازی شد، نخستین بار تنها دردسترس کشورهای غربی قرار گرفت اما هم اکنون در تمامی کشورها قابل استفاده است. بنابراین شما بهتر روش کار با جیمیل را می‌دانید و نیازی به آموزش ابتدایی نیست. ما برای اینکه دنیای پیچیده ارسال ایمیل را برای شما قابل درک کنیم، سعی کردیم آن را ساده ساخته تا بهتر با این موضوع آشنایی داشته باشید.

اینباکس خالی

بیایید قبل از هرچیز به ساده‌ترین روش بپردازیم، روش خالی نگهداشتن اینباکس که (Inbox Zero) یا همان «اینباکس خالی» معنا می‌دهد. در این روش شما هرگز ایمیل‌های دریافتی را در اینباکس انبار نمی‌کنید و این بخش از ایمیل شما همیشه باید تمیز و خلوت باقی بماند. کافی است هربار که ایمیلی دریافت می‌کنید، همان موقع تصمیم بگیرید که با آن ایمیل چه کنید. اگر ایمیل دریافتی شامل پاسخ سریعی شود، باید به سرعت پیام متقابل را نوشته و ارسال کرده، سپس به حذف آن بپردازید. یا اگر ایمیل دریافتی به مسئله مهمی اشاره می‌کند، آن را به پوشه دیگری منتقل کنید تا همیشه دردسترس باشد.

نکته اصلی این است که ایمیل نباید مدت زمان طولانی در اینباکس باقی بماند. هرچند روش‌های مختلفی برای مدیریت بهتر سرویس نظیر جیمیل وجود دارد اما اینباکس خالی یکی از ساده و بهترین‌ها به حساب می‌آید. با این روش به راحتی برای همیشه از اینباکس شلوغ و در هم و برهم خلاص می‌شوید.

تا حد ممکن فیلترینگ داشته باشید

فیلتر کردن یک روش عالی دیگر برای داشتن اینباکس مرتب و منظم است. در حقیقت فیلتر مجموعه‌ای از قوانین را به شکل خودکار روی ایمیل‌های ارسال شده اعمال می‌کند. به کمک فیلتر می‌توانید پیام دریافت شده از سوی رئیس را برجسته کنید، برای مکالمات خاص برچسب‌هایی در نظر گیرید و در نهایت صندوق دریافت ایمیل خود را پاک کنید.

برای یافتن فیلترها باید به بخش تنظیمات جیمیل مراجعه کنید. البته ابتدا باید مشخص کنید که در چه مواردی به دنبال فیلتر هستید. گزینه‌هایی نظیر ارسال ایمیل، موضوع ایمیل، پیوست و برخی دیگر شامل فیلتر می‌شوند. همچنین می‌توانید ایمیل‌هایی که شامل کلمات خاص هستند را هم فیلتر کنید. برای مثال یک فیلتر ویژه به ایمیل‌هایی که از آدرس example@wired.co.uk ارسال می‌شوند اختصاص دهید.

زمانی که تصمیم به فیلتر کردن می‌گیرید، باید نوع آن انتخاب شود. این همان جایی است که می‌توان جیمیل را سرویس ایمیل قوی پنداشت. به کمک فیلتر جیمیل می‌توانید روی ایمیل‌های مهم علامت گذاری کرده و در کنار آن برچسب یا ستاره هم اضافه کنید. البته می‌توانید با کمک این قابلیت ایمیل غیرمهم را حذف کرده و کارهای دیگری انجام دهید. فیلترها را می‌توان حتی بدون مراجعه به تنظیمات جیمیل هم به کار گیرید. هنگامی که ایمیل خود را باز می‌کنید، روی پیکان موجود در قسمت پایین نوار جست و جو کلیک کرده تا فیلتر موردنظر را فعال کند. پس از آن می‌توانید اقدامات لازم را انجام دهید. شایان ذکر است، کاربر همچنین می‌تواند با انتخاب گزینه سه نقطه عمودی موجود در بالا پیام و کلیک روی گزینه filter messages like these، فیلترهای مختلفی را استفاده کنید.

سازماندهی کردن

به کمک برچسب‌های جیمیل می‌توان اینباکس را به بهترین شکل سازماندهی کرد. آیکون‌های رنگارنگی که به چشم می‌خورند، به عنوان برچسب هم مورد استفاده قرار می‌گیرند و به کاربر اجازه خواهد تا دسته‌ای از ایمیل‌های یک موضوع را در لیست موردنظر قرار دهند. به کارگیری یک برچسب برای دسته‌ای ایمیل موجب سازماندهی آنها خواهد شد. بنابراین کاربر می‌تواند پیام‌های مربوطه را در یک بخش مشخص مشاهده کند.

از طریق منو سمت چپ جیمیل می‌توان برچسب‌ها را هماهنگ یا حذف کرد. با مراجعه به بخش بالاتر یک برچسب دیگری وجود دارد و با کلیک روی سه نقطه‌ای که پدیدار می‌شود، احتمالا برچسب‌ها در فهرست پیام ظاهر شود که به دنبال آن در لیست برچسب‌ها می‌توان آن را مشاهده کرد یا نامرئی قرار گیرند.

در قسمت بالا برچسب‌ها گزینه تنظیمات جیمیل وجود دارد که گزینه‌های شخصی سازی را در مقابل شما قرار می‌دهد. کاربر می‌تواند تعداد مکالمات را بین ۵۰ تا ۱۰۰ قرار دهد و حتی قابلیت مشاهده تعداد بسیاری ایمیل در یک مکان هم ممکن است. کاربر همچنین می‌تواند گزینه turn on auto reply all as a default behavior را فعال کرده و مدت زمان لغو ارسال پیام هم تا ۳۰ ثانیه فعال می‌شود. همچنین با فعال کردن گزینه enabling auto-advance با خواندن پیامی در اینباکس، می‌توانید بلافاصه آن را آرشیو یا حذف کنید و در مرحله دیگر پیام بعدی به صورت خودکار باز می‌شود.

برنامه ریزی کردن یا در حالت خواب گذاشتن

دو مورد از ویژگی‌های جدید جیمیل ارسال ایمیل را جذاب‌تر کرده است. برنامه ریزی کردن برای ارسال همان ویژگی نخست است و به شما اجازه خواهد داد تا برای ارسال پیام خود برنامه ریزی در بحث زمان و تاریخ داشته باشید. با کلیک روی گزینه پیکان موجود در قسمت پایین کنار دکمه ارسال پیام، اجازه خواهد داد تا زمان و تاریخ تحویل پیام را مشخص کنید.

دیگر نیاز نیست در زمانی نامناسب به همکاران خود پیام ارسال کنید. یا اینکه بلافاصله پس از دریافت ایمیل در همان زمان پیام دهید. زیرا با دیر پاسخ دادن نشان می‌دهید که عجولانه پاسخ نمی‌دهید. در دیگر ویژگی که snooze نام دارد، می‌توانید پیام دریافتی را به صندوق خود انتقال داده تا در زمانی مشخص نتیجه ارسال آن را تعیین کنید. از این رو باید روی گزینه آیکون ساعت در جیمیل کلیک کرده که ارسال پیام را با تاخیر رو به رو می‌سازد. به کمک کلید snooze صندوق پستی جیمیل شما همیشه خالی خواهد بود.

دریافت برخی از افزونه ها

اگر از جیمیل در محل کار استفاده می‌کنید، با کمک G-Suite که نرم افزار ویژه گوگل برای کسب و کار است، می‌توانید به خوبی کار خود را پیش ببرید. همچنین می‌توانید به عنوان یک میزبان از افزونه‌های کروم G-Suite که با جیمیل یکپارچه است، استفاده کنید.

این قابلیت اجازه خواهد داد تا با سرویس‌های شخص ثالث قبلا مورد استفاده شده سازگاری داشته و آن را به سیستم بیافزایید. کاربر می تواند Trello را به ایمیل اضافه کند تا دسترسی سریعی به این سرویس مناسب برنامه ریزی کسب و کار پیدا کند. با Dropbox می‌توانید فایل‌های خود را در جیمیل معرفی کنید و در کنار آن با Zoom قادر به آوردن کنفرانس ویدئویی در Gmail هستید.

استفاده از میان‌برهای صفحه کلید

به کمک میان‌برهای صفحه کلید می‌توان کاربری سریع‌تری با سرویس ایمیل Gmail داشت. ایمیل عمدتا با صفحه کلید ارسال می‌شود و بیشتر دستورالعمل‌های آن مبتنی بر صفحه کلید است. حال اگر میان‌برهایی هم در این بین وجود داشته باشند، بدون شک کاربری آسان‌تر خواهد بود.

با روش‌های فوق شما می توانید تجربه کاربری کاملی با جیمیل داشته باشید و همانند یک رئیس شرکت پیامی را به مخاطب خود ارسال کنید. به نوعی هدف از این مطلب ارائه آموزشی برای کاربری بدون نقص از Gmail است.